Rapports : contenu, fréquence, forme

Je vous propose de discuter ici des rapports qu'il faudra nécessairement faire dans le cadre du Guet.
Je suppose que tout le monde conviendra que moins il y en a à faire, mieux cela vaudra ... mais aussi que c'est un mal nécessaire pour partager les informations cruciales à la défense.


Bref, voici les différents points qu'il me semble falloir discuter :
- le contenu : que doivent contenir les rapports ? Il y a les différentes informations sur les personnes présentes et se déplaçant dans le Duché, bien entendu, mais aussi les informations sur les effectifs et leur organisation, etc.
Il serait intéressant de lister exhaustivement toutes ces informations à rapporter, et la raison pour laquelle il faut le faire (nécessaire pour la douane, nécessaire pour la gestion, etc).

- la fréquence : pour chacune des informations listée précédemment, il faudra déterminer si elles doivent être rapportées quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc.
A priori, la plupart des choses seront quotidiennes car elles sont nécessaires pour décider des forces à mettre en défense. Mais d'autres ne seront pas forcément nécessaire aussi fréquemment, à nous de déterminer lesquelles.

- la forme : enfin, il faudra trouver une forme qui soit aussi simple que possible d'utilisation, que ce soit pour les exploiter que pour les rédiger. Combien de rapports différents ? Présentés de quelle manière ? Rédigé par qui ?


Bien entendu, de nombreux rapports existent déjà dans la lignée de ceux de l'ost et de la prévôté. S'ils conviennent sous la forme actuelle, il n'y a aucune raison de ne pas les garder, mais nous pouvons profiter du lancement du Guet pour rationaliser et simplifier autant que possible ce qui peut l'être ...

Pour bien faire, nous devrions avoir de premières conclusions d'ici une semaine, et des conclusions "finales" d'ici deux.

Les rapports d'effectifs et d'organisation, c'est un travail qui me semble incomber au maistre de Guet et qui doit être uniformisé je pense.
La question du type de document.... Un papier? [Un tableur? Plus facile à modifier et plus "ludique" mais après faut gérer qui a accès au document blablabla...]

Ce genre de document n'est pas bien dur à faire

=> Un rapport <= qui peut être facilement consulté et peut-être permettre un suivi de certaines chose ensuite.

( je peux voir ce qu'il est faisable avec les scripts disponible, pour les gardes, ça se rempli en 3 copier coller et c'est peut-être possible de faire un suivi, de voir de quelle ville du duché arrive la personne qui débarque chez nous, ainsi de suite. Par contre, je ne suis pas sur qu'on puisse vraiment gérer les accès)

Dans le bureau des officiers, non ?

Je crois qu'il faudrait garder en tête, ou se poser la question, du but des rapports. Car l'idée n'est bien entendu pas de faire des rapports pour dire qu'on fait des rapports. Répondre à la question du but permettra de répondre quasiment automatiquement aux autres questions (lieu, fréquence, forme, etc).

Pour les effectifs par exemple, le but est a priori de donner aux officiers généraux qui ne sont pas forcément au courant de ce qui se passe dans toutes les villes une liste des membres du Guet actifs et capables de s'ajouter à la défense. Donc il vaut a priori mieux les centraliser.

Dans le cas des listes de villageois, le but est de transmettre des informations pour la douane, qu'elle synthétisera ensuite en d'autres rapports plus concis/exploitables pour aider à la prise de décision sur la défense. La douane a déjà un outil, par certains côtés similaires à celui suggéré, et qui fonctionne plutôt bien depuis longtemps. Il est sans doute améliorable, mais je pense qu'il vaudrait mieux éviter de trop disperser les outils de ce type.

Sur les effectifs, on va centraliser. Je crée un panneau dans la soirée...

'fin, je crois que c'est un peu hors sujet avec le fil originel de cette discussion, qui était sur les rapports quotidiens.

Revenant donc au sujet initial

Sur les rapports et les différents outils pour les traiter, il faudrait qu'Anas nous donne aussi son avis. Elle dispose d'un outil sur les brigands et les suspects et nous a proposé depuis quelques mois un outil qui facilite la lecture des "mémoires et visions"

L'outil d'Elkar permet encore autre chose de pas inintéressant.. en donnant pour chaque ville une lecture rapide des arrivées et départs. Peut-être que tout cela peut être complémentaire en fin de compte, non ?

Rouvre la discussion

Pour faciliter la lecture des différents suejts, je voulais proposer de séparer les différents points vus en coordo ce jour en 3 sujets :

- [Observatoire] Rapports journaliers des douanes LD (uniquement les rapports de douane compilés par Anas, comme ça on suit plus facilement les évolutions jour après jour)

- [Observatoire] Gestion du fichier des brigands (là où sont posées les demandes à la curia que fait Anas chaque jour, sur la base de ses observations, les retours du prévôt, et où on papote de la pertinence ou non d'ajouter untel ou untel, s'il y a débat..)

- [Coordination] journalière sur la défense (le topic actuel, mais on débattrait uniquement du dispositif du soir)


En effet... on parle dans la même salle des rapports, des ajouts au ficher brigands - avec les débats que ça peut générer - et de la défense du soir... bref, je n'ai pas eu l'idée tout seul, je crois que Walan l'avait proposée il y a quelques temps, à la mise en place du Guet. Et après quelques jours de pratique, j'aimerais bien qu'on fasse le test... vos avis ?

Ben, toutes rapports à un endroit (un topic) et tes demandes Curia sur un autre... et la discussion générale sur un dernier. Enfin, si ça te va et si vous avez envie de tester... je ne veux rien imposer

[Ben, tout sera déposé au conseil du Guet. C'est juste qu'au lieu de tout empiler dans un seul topic, tu déposerais dans 2... ça te fait le mm nombre de post au final... mais on sépare distinctement les discussions sur les ajouts au fichier brigand du reste. Enfin c'était ça l'idée ]

on teste alors... j'ai préparé les salles

(j'ai mis les 3 salles essentielles - rapports/fichier/coordo - en annonces et j'ai basculé ton topic "rapports manquants" en post-it)

Gnagnagna fait des cœurs avec ses doigts au Maistre Douanier.

J'adore quand on prend ce genre de décision sans même attendre l'avis d'une des personnes qui est présente pour la mise en place de la défense chaque jour et pas uniquement quelques mois en passant...


[HRP : ça me gave gravement de revenir de trois jours de boulot presque H24 et de devoir chercher partout les infos, donc, vous vous passerez de Wel pour la défense ce soir également. /HRP]

Séparer les discussions des rapports, c'était une recommandations de Walan... si je ne m'abuse.

Ayant parfois du mal à trouver les rapports du jour voire de la veille parce qu'entre temps on a débattu - en s'engueulant - d'un ajout de fichier ou de combien on mettait de défenseur chaque soir [avec de bonnes doses de flood parfois], j'ai eu l'idée pas très oridinale de me dire "et si on testait quelque chose d'un peu différent" et de me souvenir de précédentes discussions, au moment de la mise en place du Guet

Avec les rapports d'un côté, les ajouts fichier de l'autre, et la discussion coordo pour terminer. Ca demande un peu d'adaptation au début... mais cela permettra à mon sens d'avoir un meilleur suivi sur :
- les rapports, jour après jour
- les ajouts/demandes fichier jour après jour
- la défense jour après jour