Repopulation - Communication directe (Le Clairon)

J'ouvre cette discussion dédiée suite aux réflexions qui ont été faites dans la discussion plus générale (https://chateau-de-lyon.forumactif.com/t31508-lutter-contre-la-baisse-de-population).

Ici, l'idée est de discuter plus spécifiquement de l'organisation d'une communication plus directe avec les habitants, suivant ce qui a été exposé par Alexa  (je ne mets que l'extrait de son intervention concernant ce point) :

Alexa Santos a écrit:

Il y a une chose qui se fait en Provence et qui est vraiment important mais qui eut fonctionner sur un petit duché et sûrement chez nous qui avons somme toute une petite population, ce sont les envois de courrier généralisés. J'ai fait partie un temps de la "Commission Prestige" destinée au départ d'envoyer des courriers  en anticipant les sondages sans le vouloir ... ou pas. Ces courriers sont tout simplement un état des lieux du Comté, ce qu'il souhaite transmettre : comment va l'économie, y'a-t-il des guerres proches et dans ce cas on met des conseils, on avise des prochaines fêtes et animations etc. Ce sont en général des volontaires qui se collent aux envois avec l'aide aussi des conseillers comtaux. Ils avaient lieu tous les 10 jours je crois mais maintenant je sais que beaucoup moins mais dans l'ordre d'une fois par mois je pense. C'est pas la mer à boire si chacun s'y met.
Recevoir un courrier à la maison c'est se sentir "intégré" à quelque chose. Or ils ne recoivent des courriers que quand on a besoin d'eux. Et on a constaté surtout que les gens ne lisent pas les annonces c'est pourquoi la commission est doublement utile.

Sur ce sujet, les questions à discuter plus spécifiquement sont :
- quelles informations donner : compte-rendu d'activité régulier, informations spécifiques sur certains points, ...
- quelle forme/format : court ou long, formel ou familier, déclarations ou questions/réponses, ...
- quelle fréquence
- quels expéditeurs : porte-parole uniquement, membres du Conseil Ducal, annonceurs ducaux, autres ...

Bon, je suis le premier à m'exprimer et je pense que c'est une superbe idée. Pour la forme, je pense que la missive est le meilleur moyen. Il serait bien de créer une institution chargé de cela sous la direction du porte-parole. Je suis prêt à y être intégré dès le début de l'aventure. La fréquence de ces courriers devraient être hebdomadaires à mon avis.

Citation :

Je propose d'y inclure (dans l'ordre) :
-un bilan des activités de la semaine
-un aperçu des animations prévus au niveau ducal
-un aperçu des postes à pourvoir au niveau ducal
-une petite présentation d'une institution du duché ou d'une composante de celui-ci (quelques lignes)

Cela répondrait assez bien à un format court et entrerait dans le programme de création d'une identité dauphinoise.

Il existe déjà une institution, qui ne sert actuellement qu'à transmettre les annonces dans les halles où le porte-parole n'a pas accès.

Citation :

Charte des Annonceurs Ducaux


Introduction

Dans sa volonté de faciliter la communication au sein du Duché, du Conseil Ducal vers les Lyonnais-Dauphinois, le Porte- Parole fait appel à un groupe de personnes volontaires, nommées les annonceurs ducaux.


I - Rôle de l'annonceur ducal

L'annonceur ducal a pour fonction d'assurer la communication entre le Conseil Ducal et la population de sa ville d'affectation.
Il doit ainsi porter à la connaissance des habitants de sa ville toutes les annonces ducales et annonces officielles des Institutions lyonnaises-dauphinoises dans un bureau ouvert à cet effet.

L'annonceur ducal n'assure que les transmissions demandées par le Conseil Ducal, dont il est la voix au sein de sa ville.


II - Les devoirs et obligations de l'annonceur ducal

La seule condition de recrutement d'un annonceur ducal est d'être Lyonnais-Dauphinois.
Sa ville d'affectation ne peut être que la ville où il est domicilié.
L'annonceur ducal peut se déplacer, y compris en dehors du Duché du Lyonnais-Dauphiné à la condition qu'il s'accorde les moyens de maintenir sa mission.

Toute communication relayée par un annonceur ducal doit l'être dans un délai ne pouvant excéder quarante-huit heures.
En effet, certaines informations nécessitent une transmission urgente, pour une meilleure prise en compte par l'ensemble des Lyonnais-Dauphinois.

L'annonceur ducal se doit de conserver toute neutralité.
Il lui est donc interdit d'apporter commentaires, remarques et critiques quant au contenu des annonces ducales.  

Tout manquement à ces devoirs et toute tentative de falsification d'un message officiel émanant du Conseil Ducal entraînera la destitution de l'annonceur ducal de ses fonctions et celui-ci sera poursuivi pour trouble à l'ordre public.


III - Composition et fonctionnement des annonceurs ducaux

Un annonceur ducal est nommé par le Porte-Parole, qui demeure le responsable de la charte des annonceurs ducaux et anime son équipe au sein des bureaux consacrés à la communication au Castel de Pierre-Scize.

Toutes les annonces émanant du Conseil Ducal seront déposées par le Porte-Parole au bureau de la Messagerie Ducale, à charge à chaque annonceur ducal d'en recopier le texte et de l'afficher dans les lieux prévus en sa ville d'affectation.

L'annonceur ducal rend compte de son travail et vient déposer toutes les remarques et suggestions des administrés dans les bureaux de la Messagerie Ducale, afin que le Porte-parole puisse en prendre connaissance, et y apporter réponse si nécessaire.

Dans le cas d'une absence prévisible, l’annonceur ducal doit informer au plus tôt le Porte-Parole, afin que ce dernier puisse prendre les mesures adaptées pour pallier cette absence (nommer une autre personne, ou saisir le bourgmestre de la ville concernée).

Les annonceurs actuels ne seront peut-être pas partants pour se farcir l'envoi de dizaines de courriers, clairement. Même si pour le coup la baisse de population aide beaucoup ... je me souviens d'une époque où on envoyait de l'ordre de 300 courriers par ville à chaque élection ducale ... Bon, on était plus nombreux à les envoyer cela dit.

Je vous copie un message que m'a fait Alexa hier sur ce thème :

Alexa Santos a écrit:

Altesse,

Je ne suis plus conseillère même si j'ai encore accès je préférerais ne pas poster mais je voulais vous parler du projet des envois de courriers car j'ai pratiqué cette méthode longtemps, je me permets de dire un mot :

Des courriers hebdomadaire comme propose Arthurus c'est beaucoup, beaucoup trop. Vous ne trouverez pas grand chose à dire et vous allez vite lasser les gens et surtout les envoyeurs qui vont saturer. Un courrier par mois me semble peu et tous les quinze jours un peu beaucoup. C'est à voir. Contrairement aux courriers des maires ceux-ci ont plus de chance d'être ouverts, profitons-en.

A qui envoyer :
- les lyonnais dauphinois sur le territoire du duché, pas question de chercher ceux qui sont en voyage. Ne pas oublier les nouveaux-nés.
- les étrangers qui sont sur notre territoire  car ainsi ils voient que nous sommes un duché qui informe les gens, qui discute.
En bref, on utilise les listes de personnes que l'on a en mairie, pour cela utiliser la liste du même jour pour ne pas faire des doublons ou des pertes. Une personne par ville suffit et par exemple celui pour Montélimar aide en faisant une partie de Lyon.

Qui envoie :
- des volontaires (je le serai dans ce cas)
- demander aux tribuns, aux annonceurs ducaux, aux conseillers ducaux du moment
- des nobles ?

A ne pas faire :
- pas de polémique ou de parti pris, le maître mot doit être la neutralité, pas d'auto glorification
- pas de chiffres, pas de courrier long sinon les gens décrochent.
- pas de critique personnelle ou de règlement de compte surtout

A faire :
- user d'un peu d'humour ça plaît énormément, un brin de poésie parfois en lien avec l'identité dauphinoise justement, genre terminer la missive sur un quatrain sur une ville ou fleuve ou montagne de la région. Pourquoi pas en arpitan.
- un titre original  pour que le courrier soit ouvert avec curiosité.
- parler des choses qui concernent les gens, ils s'intéressent à tout mais pas de la même manière

Parler de quoi :
- Salutations et introduction sur le temps et la saison par exemple
- Conseil et changements de postes
- Sécurité - Justice - Economie
- Mines avec des conseils pour les fréquentations
- Diplomatie, guerres en cours, dangers dans certaines régions
- Bulletin mondain, nouveau anoblissements, mariages, décès - naissances ça rapproche les gens
- Souhaits et salutations
- Signature : Le Conseil Ducal ou le nom du duc  " Duc XYZ et son Conseil" ou le nom de la commission si une commission est créée pour cela
On ne parle pas de tout à chaque fois bien sûr mais c'est selon l'actualité. On essaie de parler même de ce qui fâche.

Pourquoi pas le faire sous forme de journal Ducal  avec un nom ("Le Grain de Sel du LD" "La Gazette Ducale") et les poster aussi en gargote avec les annonces ou dans un sujet à part.

J'ai passé à la commission au château d'Aix qui a déménagé depuis, je vous en ai choisi quelques unes des missives pour que vous voyiez le ton. Bien entendu pas dans le but de copier, nous avons notre propre identité et notre propre façon de faire en Dauphiné et il serait faux de copier. Mais c'est juste pour donner une idée du ton et de la neutralité avec laquelle on peut parler. Mais je verrais quelque chose de plus joyeux un peu dans le ton qu'Aaron Charles avait usé dans la première anonce de composition du Conseil qui avait bien plu.

J'ai essayé un exemple actuel de courrier :

Citation :

Lyonnais Dauphinois bonjour,

Son Altesse Walan a été élu Duc à nouveau et vient de composer son nouveau Conseil :

A l'économie, on ne change pas une équipe qui gagne : Virginia_ est votre Bailli, Samuel Rossal (Samthebest) votre CAC et aux mines s'active Jackouille
A la Justice un duo charmant de blondeur avec la Duchesse Axel Baccard en Procureur et son Altesse Madeleine en Juge.
Aux COLD pour veiller à la sécurité le Capitaine Tenebreux fait équipe avec le Prévôt Markram et le Connétable Arthurus
Nynaeve elle, déja bien occupée reste sans poste mais pallie aux manques en cas de besoins.

Nous avons appris par surprise, que le douzième conseiller Aaron_Charles a été brûlé par l'inquisition. Nous n'en savons pas plus.

A la fin du dernier mandat, une révolte fut organisée à Lyon pour tenter de remettre le fauteuil de Maire à Arthurus. pour pallier à la maladie d'Alix la mairesse élue. Mais par surprise une jeune fille passa sous tout le monde de par sa petite taille et se trouva juchée sur le fauteuil. Cette prouesse permettra à Arthurus de mieux s'occuper du Conseil et Lyon d'avoir une charmante mairesse en la personne d'Yzabella dicte Zaza.

Notre équipe de soule menée par Jackouille est en train de faire un coup d'éclat aux fêtes royales de Vincennes en se comportant brillamment. Allez tous les soutenir, ils le valent bien (forum 2  http://forum2.lesroyaumes.com/viewtopic.php?t=857075&start=0) n'oubliez pas de prendre votre fanion à l'entrée

Les beaux jours s'annoncent et sous la colline de Fourvière commencent à défiler de nombreux groupes de personnes cherchant les routes du sud. De nombreuses personnes ont pris le chemin d' Alexandrie en cette saison. L'appel de l'orient est fort au printemps.

Que Dieu vous garde tous,

Votre Conseil Ducal

Je ne dis pas avoir forcément raison mais l'expérience montre que ça marche et que l'effort vaut la peine. Je tenais à partager l'expérience avec vous.

Mes respects,

Alexa

Spoiler:

Ces remarques me rappellent les discussions que j'avais avec les membres de mon parti à l'époque où nous envoyons des courriers électoraux aux habitants.
Je partage tout à fait les avis sur la fréquence qui ne doit pas être trop grande, le courrier qui doit rester court et si possible avoir un ton "attirant", les titres accrocheurs, etc.

[On a pas le droit de dire qu'Aaron a été brûlé par l'inquisition. Règle admin, rapport qu'on a pas le droit de décider de la mort d'un personnage.]

- Les tribuns pourraient être de bons communicants oui. On pourrait peut-être même les mettre à contribution dans la rédaction, non ?

Pour ma part , j'ai peur que ce soit des tâches qui n'attirent guère car soit chronophages si très utilisées soit au contraire obsolètes dès leur mise en place ... * plains chaque jour ses deux préfets qui ne servent qu'à si peu de chose...*
Je serai donc plutôt d'avis de voir d'abord avec les tribuns qui sont des interlocuteurs privilégiés de chaque nouve arrivant et pourraient devenir également ceux des voyageurs

Citation :

La Chambre des Tribuns

Définition

La Chambre des Tribuns est un lieu de rencontre réunissant les Tribuns lyonnais-dauphinois.

Mission

Les Tribuns étant les premières personnes entrant en contact avec les nouveaux Lyonnais-Dauphinois, la Chambre des Tribuns permettra à ceux-ci de:

• Conserver des documents relatifs à la formation des tribuns;
  
• Conserver des documents relatifs à l'intégration des nouveaux arrivants;
  
• Former les nouveaux tribuns et les sensibiliser aux enjeux liés à leur fonctions (développement d'un intérêt pour le RP - respect de l'aspect historique des RR, respect du langage d'usage, etc...);
  
• Échanger des informations sur les différentes méthodes et approches employées;
  
• Débattre de projets communs ou non;
  
• Permettre une meilleure communication entre les tribuns et le duché
  

Organisation

La Chambre des Tribuns est constituée des Tribuns de chaque ville du Lyonnais-Dauphiné ainsi que des Conseillers ducaux qui y sont  admis d'office de même que les maires.

Un Grand Tribun sera nommé par le Porte-Parole après avoir entendu les Tribuns municipaux s'exprimer sur le sujet et après assentiment du Conseil ducal. La personne nommée à cette charge ne devra pas nécessairement occuper une fonction de Tribun municipal au moment où elle sera nommée, mais elle devra posséder une expérience non négligeable et avoir été reconnue pour son bon travail en tant que tel.

Le Grand Tribun agira à titre de modérateur des discussions et devra gérer les accès à la Chambre des Tribuns. Ce dernier aura également à charge de s'assurer de la conservation des documents pertinents dans les Archives de la Chambre des Tribuns.


Faict au Castel de Pierre Scize le onzième jour du mois de mars de l'an de grâce mil quatre cent cinquante et sept.

Pourquoi ne pas rénover cette institution? Cela pourrait être le rôle élargit du grand tribun. Pour ma part, le seul hic que je vois c'est de trouver un grand tribun qui soit déjà tribun pour mener la chose.

A vrai dire cette institution est moribonde -pour ne pas dire morte- depuis des années et j'envisageais d'ailleurs de la supprimer/archiver comme les autres dans la même situation. Et par ailleurs, la communication à laquelle je pense ici ne relève pas franchement des tribuns à mon sens.

Je parle bien d'une information faite à tous les habitants du Duché, de manière relativement régulière (tous les 15 jours environ). Pas d'envois ponctuels à des voyageurs ou nouveaux arrivants.
Pour moi, c'est vraiment du domaine des annonceurs ducaux et doit être chapeauté par le porte-parole puisqu'il s'agit bel et bien de la communication du Conseil Ducal. Par ailleurs, c'est à l'heure actuelle un poste qui est sous-exploité et qui n'est bien souvent que très peu différent d'un conseiller sans portefeuille donc il n'y a pas de raison qu'il ne s'en occupe pas.

Alors certes, envoyer des courriers à des dizaines de personnes demande du temps, mais il en demande d'autant moins qu'il y a de personnes pour faire les envois.
A titre d'exemple, lors de l'alerte Fatum du mandat dernier, on a envoyé des messages à tout le monde.
J'ai fait trois villes : Lyon, Vienne et Die. La première m'a pris 30 minutes, sachant que c'était la première et qu'il y a eut une hésitation initiale sur la liste et la manière de procéder. La seconde m'a pris 45 minutes, la dernière 20-25 minutes. Le tout en suivant plus ou moins les conversations du Conseil en même temps (HRP : et sans doute que je regardais aussi un film en même temps :p).
Titi a fait Briançon en environ 40 minutes. Alexa s'est occupée de Montélimar et Valence, Nyna d'Embrun, je ne sais pas en combien de temps.

Mais déjà, si on avait été une personne par ville ça n'aurait pris "que" 30-45 minutes par personne.
Sachant que là, on prenait le soin de vérifier qu'on envoyait pas à des brigands listés donc il y avait une petite perte de temps pour les vérifications, et qu'on était en plus pas forcément rodés à l'exercice, donc que l'on n'avait pas forcément trouvé toutes les petites astuces qui permettent d'accélérer un peu la chose. Parce qu'il y a si ça se trouve différentes techniques qui permettent de gagner un temps fou et qu'on n'a pas utilisé ici. (HRP : par exemple, avec l'ancien système de courrier il y a avait une astuce pour n'avoir jamais à retaper le titre et le contenu du message et il n'y avait qu'à changer le nom. Cette astuce ne marche plus avec l'actuelle mais il y en a peut être d'autres)

Dans le contexte que j'envisage, on enverrait à tout le monde des informations "publiques", donc pas besoin de faire de vérifications spécifiques. Sans qu'il y ait d'urgence particulière par ailleurs, donc avec la possibilité de faire ça en deux ou trois jours si nécessaire. On passerait donc à 10-15 minutes pendant 3 jours tous les 15 jours environ, c'est pas énorme.
C'est vraiment typiquement le genre de tâche qui peut être extrêmement longue et pénible à faire seul, mais devient d'autant plus rapide qu'il y a de monde.


Bref, j'irai lancer sous peu une discussion auprès des annonceurs pour savoir déjà si certains d'entre eux seraient prêts à faire ça. On verra déjà en fonction des retours si ça ne les tente pas du tout ou si certains sont prêts à tenter le coup.

Discussion lancée chez les annonceurs ducaux.

(HRP : Au passage, s'il y en a par ici qui fréquentent plus assidument JNCP que moi, est-ce que vous savez si ce truc marche avec les nouveaux courriers : http://djg1st.tonsite.biz/pigeon.php
Et surtout, s'il est autorisé par les admins. Il m'avait semblé voir que oui, mais pas foutu de retrouver où ... et comme ce cher forum officiel n'a pas de fonction de recherche -_-' )

c'est bien, j'aime bien la forme!

(HRP : Le copier-coller sur un courrier IG conserve le formatage en général sauf si tu copies depuis un fichier word ce qui n'est pas le cas là)

- Lancer les chats adultes aussi ça devrait être interdit !

Madeleine Bardot bonjouuuur.

Copie de la missive (IG) que j'ai envoyée aux maires ce jour :

Citation :

Bonjour,

A la suite des discussions au sein de la messagerie ducale, je reviens vers vous concernant le projet de communication plus directe avec la population. Ce projet s'incarne via le premier numéro du Clairon, joint à ce courrier.

Certains maires ayant lors des discussions proposé de transmettre ce courrier par l'intermédiaire du courrier du maire, je souhaiterais savoir si vous accepteriez de le faire avec ce numéro. Il ne s'agit en rien d'un obligation, et je comprendrais parfaitement si vous préférez utiliser ce courrier pour votre propre communication.

Que vous acceptiez ou non, je vous remercie de bien vouloir me le dire afin que je sache pour quelles villes il sera nécessaire de procéder à un envoi individuel, ce qui me permettra de m'organiser avec les personnes volontaires pour un tel envoi.
Dans le cas où vous accepteriez, je vous remercierai également si vous pouviez me transmettre les éventuels retours sur ce courrier. N'hésitez par ailleurs pas à me faire les vôtres.

Bien cordialement,
Walan de Meyrieux


Le Clairon n°1 :

Citation :

Bonjour !

Voici venu le jour d'inauguration du Clairon !

Voyons tout de suite quel est le programme de ce tout premier numéro :
- Le Clairon, mais qu'est-ce que c'est ?
- Nominations et postes à pourvoir
- Festivités de la Saint-Jean
- L’énigme

Commençons !

LE CLAIRON, QU'EST-CE QUE C'EST ?
C'est un essai pour communiquer autrement et redonner un peu de lien entre habitants du Lyonnais-Dauphiné.

Une fois tous les quinze jours environ, le Clairon vous donnera, les dernières informations sur les événements en cours : annonces importantes, état de la sécurité, situation diplomatique, mais aussi fêtes et animations en cours ou même mariages, naissances, anoblissements.

Bref, avec le Clairon, on réveille le Duché !


NOMINATIONS ET POSTES A POURVOIR
Le poste de Chancelier est à nouveau pourvu. Félicitations à LedZeppelin de Villareal pour sa nomination. Et encore merci à Diboan Dagincourt (Dedelagratte) pour avoir exercé à ce poste si longtemps !

Le Duché recherche toujours un Major pour les Compagnies Nobiliaire, mais aussi des membres du Guet, ambassadeurs, fonctionnaires pour les institutions et plein d'autres choses. Il  y en a pour tous les goût pour qui veut s'investir ! N'hésitez pas à me contacter ou à écrire aux conseillers ducaux pour en savoir plus.


FESTIVITÉS
Le 24 juin, c'est la Saint-Jean ! C'est l'occasion de construire ensemble une chavande (mais si, vous savez, ces assemblages de troncs d'arbres !) qui sera mise à feu le soir du 24. Et ensuite il sera possible de danser, chanter, manger, boire, ... Lancer de chaton, chien et sorcière interdits, mais venez nombreux quand même ! (http://forum.lesroyaumes.com/viewtopic.php?t=2305120)

Bientôt également, des tournois de tir à l'arc seront organisés dans tout le Duché, guettez les annonces en mairie et du Conseil Ducal pour connaître précisément les dates !


L'ÉNIGME
Un nénuphar se trouve dans un lac. Tous les jours il double de taille. Au bout du 15 jours, il fait la moitié du lac, au bout de combien de temps recouvra-t-il le lac entièrement ?
Vous voulez tenter une réponse ? N'hésitez pas à me la proposer ! Si vous trouvez juste et bien ... vous aurez la satisfaction d'avoir trouvé et le droit de rejouer la prochaine fois !


Et voici déjà la fin de ce premier numéro du Clairon ! Nous espérons qu'il vous a plu ! Vous pourrez retrouver les numéros en gargote si vous le souhaitez.
Si vous avez des retours, remarques, suggestions, n'hésitez pas à nous les partager ! Et si vous voulez que l'on transmettre quelque chose (animation, naissance, mariage, ...) dans le prochain numéro ou nous aider, pas d'hésitation non plus !


A très bientôt,
L'équipe du Clairon !

Une fois les retours des maires, on pourra voir ce qu'il faut faire de plus comme envoi, et le premier numéro sera aussi mis en gargote.

Ça y est, certes pas de manière très mise en valeur "Le Duché recherche toujours un Major pour les Compagnies Nobiliaire, mais aussi des membres du Guet, ambassadeurs, fonctionnaires pour les institutions et plein d'autres choses. "


Petit points sur les réponses des maires sur la possibilité d'envoyer via le courrier du maire. Les réponses datent d'hier :
Montélimar -> Envoi dans 3 jours (2 maintenant, du coup)
Vienne -> envoi demain (donc aujourd'hui)
Briançon -> n'enverra pas via courrier du maire, "les annonceurs ont pour fonction de vous servir à ce sujet"

Pas encore de réponse des 4 autres.

Je le dis sans animosité aucune mais la maire de bri commence à me gonfler un poil.